سجلات ودفاتر مدير المدرسة والإداريين وكيفية التعامل معها

سجلات ودفاتر مدير المدرسة والإداريين وكيفية التعامل معها . هام جدا لأي مدير مدرسة جميع السجلات والدفاتر المدرسية وكيفية عملها.  مع أول يوم مدرسة نقدم جميع السجلات والدفاتر المدرسية وشرح كيفية العمل في كل السجلات المدرسية. مع أول يوم مدرسة نقدم معلومات وقرارات وقوانين شئون العاملين لكل إداري ومعلم. وشرح كيفية العمل في كل السجلات المدرسية .

أولا: معلومات هامة لشئون العاملين:

مع أول يوم مدرسة نقدم معلومات وقرارات وقوانين شئون العاملين لكل إداري ومعلم. 1- دفتر حضور وانصراف العاملين بإمضاء جميع العاملين فيه وهو سجِل مالي وإداري حيث انه بناء عليه يتم دفع المرتبات والحوافز لهذا يلزم الاعتناء به وعدم الكشط او الشطب او استخدام المزيل حيث ان هذا يُعد مخالفه ماليه 2- يوجد دفتر 68 إجازات تقوم الإدارية بتفريغ الاجازات العارضة فيه والتأخيرات واذن الذهاب للخارج اثناء الشغل ويوجد فى الدفتر مرايه فى اول السجل يتم فيها إلحاق أسماء جميع العاملين بالمدرسه وايام العارضه مجمعة للذين حصلوا عليها اثناء العام وهى 7 ايام على مدار العام وبعد اليوم الخامس يتم إمضاء الموظف بأن ذلك هو اليوم الخامس وباقي له 48 ساعة وعند اختتام السبعة أيام العارضة يوقع للموظف بأن ذلك هو اليوم السابع  وأى يوم عقب هذا يكون اعتياديا او الانقطاع بالخصم ويحدث كتابة التماس الاجازة العارضة يرفق فى ملف الموظف.

2- يوجد دفتر 130 ع.ح يسجل به جميع معلومات الموظفين على أن يكون صحيفة احوال للموظف ويسجل به الاجازات الاعتيادية والمرضية وإجازات المرضية ورعاية الطفل وبدون راتب والانقطاع والتقارير السنوية وأى تحول يطرأ على الموظف من استحواذه على مؤهل حديث أو درجة أو علاوة وخلافه.

3- يوجد دفتر تأخيرات لتوقيع جميع الموظفين المتأخرين ثم يتم تفريغه فى دفتر فرعي يفتح منه صفحة لكل موظف خاصه به ويسجل فيها جميع تأخيرات له خلال الشهر و تجمع وإذا تجاوز مدة التأخير يتم عمل تحقيق معه داخل المدرسة واعطاؤه لفت نظر وإذا زاد يتم تحويله للشئون القانونية بالادارة للتحقيق معه واعطاؤه الجزاء المناسب.

4- يوجد ملف فرعى لكل موظف بالمدرسة ويرفق فيه أى اوراق تخص الموظف وكذلك أجازتة العارضة والاعتيادية أو المرضية أى شىء خاص به من انتداب أو نقل و خلافه.

5- يوجد دفتر للنوبتجية يقوم بالتوقيع عليه من العمال وحراس الامن المكلفين بالنوبتجية بالمدرسه اسبوعيا مقدما ويتم إخطار أمن الادارة به لقيام امن الادارة بالمتابعة ويوقع عليه ايضا من الموظف القائم بالعمل على الدفتر ومدير المدرسة.

6- يوجد دفتر للصادر يتم فيه تسجيل جميع البيانات والخطابات والإنذارات الصادرة من المدرسة

7- يوجد دفتر الوارد يسجل به جميع النشرات والمكاتبات الواردة من الإدارة أو المديرية أو المديرية أو الوزارة ويتم التوقيع عليها بالعلم لمن يخصه الامر.

8- يوجد دفتر 6 مراسلات تسليم الخطابات عليه بالبريد.

9- دفتر الإشارات لتلقى الإشارات ويتم تسجيلها ويوقع عليها المختص الذى تخصه الاشارة بالعلم كلا فيما يخصه.

10- يوجد دفتر 129 سايرة لعمل المرتبات ويسجل به المرتبات شهريا والعلاوات واى زيادة تطرأ على المرتب خلال الشهر.

ثانيا : بالنسبة لشئون الطلبة

1- يوجد دفتر 31 مصروفات لقيد أسماء الطلبة وكذلك تواريخ ميلادهم ورقم قسيمة سداد المصروفات وتواريخها واسم ولى الأمر وصناعته وعنوانه ويتم مراجعة شئون الطلبة بالإدارة.

2- يوجد دفتر لتسجيل المحولين من والى المدرسة ويتم مراجعته مع استمارات التحويل شئون الطلبة بالادارة.

3- يوجد دفتر سلوك بكل فصل على حدة يسجل فيها غياب الطلبة وتسجل من واقع دفتر اجمالى الغياب وكذلك كراسات فرعية لكل فصل على حدة.

4- يوجد كشوف 41 مستجدين تسجل بها أسماء جميع الطلبة الجدد الملتحقين بالصف الاول ويتم مراجعته شئون الطلبة بالإدارة.

5- عند قبول ملف الطالب لابد ان يكون به استمارة التحاق وعليها الطابع التعليمى بمبلغ 1 جنيه طابع نقابة بمبلغ 1جنية للابتدائى والاعدادى أما الثانوى طابع تعليمى 1 جنية و2 طابع نقابة بمبلغ 2 جنية ويتم كتابة انذارات للطلبة الغائبين ويتم انذار الطلبة بعد 10 ايام متصلة او منفصلة للمدارس الابتدائى والاعدادى والثانوى بعد أسبوع يرسل اول انذار وبالنسبة للمدارس الابتدائى والاعدادى لا يتم الفصل لكن الثانوى والمدارس الفنية إذا تجاوز الطالب مدة الغياب يتم الفصل ثم يعاد قيده بمبلغ 29 جنيه ويسدد على قسيمة 33 ع . ح بالمدرسة أما المدارس التى لا يوجد بها دفاتر 33 ع.ح تسدد بخزينة الإدارة التعليمية.

6- الإحصاء الشهري يسجل به أعداد الطلبة لجميع الصفوف واى تحويلات تتم من المدرسة او الى المدرسة ويتم مراجعته شهريا شئون الطلبة بالإدارة.

ثالثا : بالنسبة للتوريدات

1- يوجد دفتر واحد حكومى خاص بالإضافة للاصناف الواردة للمدرسة سواء من دائرة الصرف أو من المشتريات أو مصروفة من اى مدرسة على اذن صرف 111 ع ح او بفاتورة.

2- يوجد دفاتر 3 مخازن يتم تسجيل الأصناف الواردة فيها من واقع اذن الصرف واذن الاضافة ويتم إضافة كل صنف على حده فى الصفحة الخاصة به و بالدفتر الخاص به حيث يتم فتح 3 دفاتر مخازن لكل قسم على حده حسب الأصناف الموجودة بالمدرسة (تربية زراعية –تربية رياضية –حاسب الى –مجال صناعى-دفتر الالى من دفاتر مالية وطوابع ) للدفاتر مستديم لعهده المدرسه وخلافه.

3- يوجد استمارات عهد شخصيه لكل صاحب عهده يكون لديه نسخه و امين التوريدات نسخه واى اصناف ترد زياده على العهدة يتم اضافتها بدفتر واحد حكومى ثم دفتر 3 مخازن ثم استماره العهد الشخصية.

4- يوجد استمارات للاستهلاك للعهد مراد استهلاكها وتم الانتهاء من إجراءات الاستهلاك قبل شهر مارس من كل عام اى قبل تجهيز الجرد حيث يوجد جرد بالمدرسه عام وعام لجميع العهد الموجوده بالمدرسة ويتم مراجعتها بدائرة الصرف بالإدارة.

5- يوجد دفتر للشهادات تسجل فيه الشهادات الواردة من دائرة الصرف لجميع الأسماء والذى يحصل على شهادته يوقع بجوار اسمه ويسجل رقم البطاقه ان وجد.

6- يوجد دفتر للاستمارات النجاح يسجل فيه الاستمارات الواردة من دائرة الصرف والذى يحصل على استمارته يدفع ثمن الاستمارة للاعداد 10.10جنيه والثانوى 13.10 جنيه والتعليم الفنى 13.10جنيه ويوقع الطالب او ولى امره امام الاسم بالدفتر ويسجل رقم البطاقه ان وجد.

7- يوجد دفتر للطوابع الواردة من دائره الصرف التى يتم لصقها على الخطابات وتسجل فى كشف الدمغة الذى يتم عمله شهريا ويسلم لدائرة الصرف مراجعة الدفاتر المالية والطوابع والشهادات والاستمارات.

رابعا : بالنسبة للنواحي المالية

1- يوجد دفاتر 123ت0ت يتم تحصيل المصروفات عليها ولكل طالب إيصال خاص به بالمبلغ الذى يسددها كذلك يحصل عليها اى مبلغ تبرعات او اى ايراد من الوحدة المنتجة ثم يتم إيداع المبالغ المحصلة بحساب البريد الخاص بالمدرسة ويتم توزيع اجمالى المبلغ المحصل خلف اخر قسيمة حسب الانشطة المحصلة والموردة.

2- يوجد دفاتر 33 ,37 ع.ح تحصل عليها الأموال الأميرية من دمغات وأرباح تجارية – مرتبات مرتدة – حوافز مرتدة – قيمة مبيعات للمجال الصناعى – الزراعى – الاقتصاد المنزلى – إعادة قيد للطلبة – قيمة مبيعات مزاد لبيع خشب كسر بالمدرسة … وخلافه وان يكون تاريخ القسيمة 33 ع .ح مطابق لتاريخ حافظة التوريد 37 ع.ح و مطابق لتاريخ علم الخبر.

3- يوجد دفاتر 20،22 يتم فيها تسجيل جميع الإرادات تسجيل جميع الارادات والمسحوبات والمصروفات اولا باول لكل نشاط على حده حسب عمليات التوريد والمطابق لدفاتر 123 ت.ت.

4- دفتر 63 ع.ح والخاص بالسلفة المستديمة حيث انه يصل للمدرسة من حسابات الادارة شيك بمبلغ خاص بالسلفة المستديمة لمدة عام يتم تسويته اول باول وان المبلغ الذي يصرف منه على الارتباطات الواردة للمدرسة يتم استعاضة من الحسابات كلما بلغ المنصرف 70% من قيمة السلفة لكي يتم استخراج شيك من الحسابات بقيمة المبلغ المنصرف ليرجع اجمالى السلفة كما كان وهكذا يتم الصرف والاستعاضة حتى 30/6 نهاية السنة المالية من كل عام ثم تسلم جميع مستندات الصرف لحسابات الادارة واذا تبقى مبلغ من قيمة السلفة يتم رده على قسيمة 33 ع.ح وحافظة 37 ع.ح لحساب الادارة التعليمية ويسلم الايصال مع باقى مستندات الصرف الحسابات بالإدارة وذلك قبل 30/6 يوجد سلف مؤقتة يتم تسجيلها أيضا بدفتر 63 ع.ح بالسلفة المستديمة ولكن فى خلف الدفتر يتم الصرف والتسويق قبل مرور شهرين من تاريخ الشيك والى يتم دفع غرامة تأخير.

5- تقوم سكرتيرة المدرسة بتوريد الأنصبة من المصروفات المحصلة لحساب الادارة التعليمية تتضمن نسبة الادارة – المديرية – الوزارة وذلك بخزينة الادارة ثم يتم اختيار وحدة النشاط بالإدارة كلا فيما يخصه حيث يوجد قسم بالإدارة لوحدة النشاط وقسم بالإدارة القديمة(التربية الاجتماعية)وقسم شؤون الطلبة بالإدارة لذا لابد من اختيار وحدات النشاط بالبيان لعدد الطلبة المقيد والأيتام والمنقطع والصافى والمسدد والمبلغ رقم الايصال تاريخه لكل نشاط على حدى وذلك فور التوريد حتى تتمكن الادارة من توريد نسبة المديرية والوزارة اولا باول .

بالنسبة للوحدة المنتجة

يوجد دفتر بريد خاص بالوحدة المنتجة ويتم سحب مبلغ كسلفة فى اول العام ويوزع على الانشطة المختلفة بالوحدة المنتجة ويتم الصرف ويكون الفواتير مطابقة للمبلغ المسحوب كرأس مال ثم يتم توريد الأرباح على إيصالات 123 ت.ت وتسجل فى دفتر 20،22 الايرادات والمسحوبات والمصروفات ويقوم وكيل النشاط بمتابعة الانشطة المشتركة فى الوحدة المنتجة من تربية زراعية – اقتصاد منزلى – مجال صناعى – نشاط تسويقي –نشاط خدمى وحسب المبالغ المحققة من أرباح يتم التوريد اذا كانت كبيرة يكون كل اسبوع او اسبوعين او كل شهر او يتم اضافة الارباح لرأس المال فى كل عملية زيادة رأس المال وتكون الفواتير باجمالي المبلغ زائد اخر العام ثم توزيع الأرباح بالمدرسة على النحو التالى :-
35% للقائمين على المشروع
15% للمدرسة للصرف منها على اعمال الصيانة البسيطة وتسوى بفواتير
15% توزيع على الطلبة المشتركين فى العمل بالوحدة المنتجة
15% للمشرفين على الوحدة المنتجة
5% للادارة
3% للموجة المالى المشرف على المدرسة
12%احتياطى وتظل بدفتر البريد الخاص بالمدرسة ويتم شراء الاصناف بفواتير ويتم اضافتها وان صعب احضار فواتير يتم عمل محضر شراء وتوقع علية لجنة المشتريات ومدير المدرسة مثل الفواتير ثم تسجل بدفتر كل مدرس قائم على العمل بالوحدة المنتجة
التمغات
1 —————— 50جنية معفاة من الدمغات
51—————– 250 جنية × 048, من الف
251—————–500 جنية × 052. من الف
501—————— فما فوقها × 065. من الف
تورد ارباح تجاريه فوق 300 جنيه × 5.% نصف %

بشأن الحضور و الانصراف:

اولا : عند الحضور على جميع العاملين بالمدارس الحضور الى مقر عملهم ابتداء من وقت قرع جرس طابور الصباح حيث يبدأ العمل فى المدارس من بداية طابور الصباح حتى ينتهى اليوم الدراسى يبدأ فتح دفاتر الحضور و الانصراف من وقت بداية طابور الصباح و يتم التوقيع فى الدفاتر للسادة العاملين من هذا الوقت و لمدة ربع ساعة يرفع بعدها دفاتر الحضور و الانصراف دون شطب او تصليب على الذين لم يحضروا.
يحل محل دفاتر الحضور و الانصراف دفتر التأخير و يتم التوقيع فيه من السادة الذين حضروا.
متأخرين مع ايضاح ساعة التوقيع و يكون مدة فتح هذا الدفتر 120 دقيقة تبدأ من وقت قرع جرس طابور الصباح بعد انتهاء مدة الـــ 120 دقيقة المفتوح فيها دفتر التأخير يقفل دفتر التأخير و يتم التأشير فى دفاتر الحضور و الانصراف و يكتب فى خانة الحضور كلمة تأخير بالمداد الأحمر من واقع دفاتر التأخير للعاملين الذين حضروا متأخرين و يوقعوا فى دفاتر التأخير .
تعرض دفاتر الحضور و الانصراف على السيد مدير المدرسة ليعتمد خانة الحضور و الانصراف بها فيقوم بالتشطيب على العاملين الذين لم يحضروا فى هذا الوقت فى خانتي الحضور و الانصراف بمعرفته و يعتبر هذا اليوم غياب عن العمل و يوقع اسفل الخانة .
يحسب للعاملين مدة تأخير 120 دقيقة فى الشهر الا انه بعد التاخير 59 دقيقة يتم إخطار العامل كتابة و يوقع بالعلم بأنه اذا زاد التأخير عن 120 دقيقة سيتم تحويله الى التحقيق فورا .

ثانيا : الانصراف

اثناء اليوم الدراسى يمكن للعاملين التقدم بطلب الى ادارة المدرسة للذهاب الى التأمين الصحى او مأمورية مصلحية لقضاء مصلحة تتعلق بالعمل فى الادارات التعليمية او مصلحة شخصية و يتبع فى ذلك الآتى:
يفتح سجل للتحركات يوضح به ساعة الخروج – الجهة – السبب – ساعة العودة.  التأشير بنتيجة الزيارة للتأمين الصحى فى دفتر التحركات.
بالنسبة للمأمورية المصلحية يقدم عنها خط سير و يعتمد من السيد مدير المدرسة و يؤشر أمام صاحب الأمورية خط سير و تحفظ الطلبات او خط السير فى ملف خاص للرجوع إليه عند الحاجة , مسلسلة و مثبتة بالملف
بالنسبة للتصريح الشخصى يتم تقديمه الى السيد مدير المدرسة ويكون من أصل و صورة و
يجوز للمدير الترخيص للعاملين بالانصراف قبل المواعيد المحددة مع اعفائهم من التوقيع عند الانصراف لظروف اضطرارية يقبلها المدير وذلك مرتين فى الشهر بحد اقصى ساعتين للمرة الواحدة و يتم تسليم الاصل للمختص بدفاتر الحضور والانصراف ويؤشر بذلك فى خانة الانصراف.
* تصريح حفظ فى ملف خاص للرجوع إليه عند الحاجة.
اذا تقدم العامل بطلب تصريح له للخروج اكثر من اربع ساعات فى الشهر يتم تجميع جميع التصاريح التى حصل عليها خلال الشهر باحتساب كل 6 ساعات بيوم يخصم من رصيد اجازاته الاعتيادية فى نهاية اليوم الدراسى يتم التوقيع من العاملين الموجودين فى المدرسة فى خانة الانصراف و يعرض الدفتر على السيد مدير المدرسة ليعتمده فى خانة الانصراف

ثالثا : ضوابط عامة

على إدارة المدرسة مراعاة ان يكون ميعاد حضور الاخوة المسيحيين يوم الاحد عند وضع الجدول المدرسي على ان يكون ميعاد حضورهم الساعة العاشرة صباحا .
العامل الذى لم يصرح له عند الانصراف بالطرق السابقة و يخرج من المدرسة بدون إذن يتم تحويله الى الشئون القانونية للتحقيق فورا.
يتم التأشير فى دفاتر الحضور و الانصراف أمام العامل الذى يقدم اجازة اعتيادية او اذا كان فى اجازة مرضية بذلك و لا يشطب عليه.
بالنسبة للمدرسة التي تعمل بعض الصفوف بها فترة صباحية و البعض الآخر فترة مسائية يخصص دفاتر الحضور و الانصراف مستقلة للعاملين بكل فترة على حدة ويراعى ألا يعمل العامل الواحد بأكثر من فترة .
دفتر الحضور والانصراف بالمدارس بالنسبة لجميع العاملين
المدير ثم الوكيل ثم المدرسين والأخصائيين حسب الأقدمية والأكبر سنا ثم مشرفي الانشطة الوسائل والمعامل والمرافق … حسب الأقدمية والأكبر سنا ثم الإداريين ثم العمال
والمدارس الكبيرة تضع كل فئة من هذه الفئات بدفتر مستقل.

تنبيه

بالنسبة لدفتر الحضور والانصراف فهو ليس دفتر مالي في الدفاتر المالية هي الدفاتر المنصوص عليها في المادة 442 من اللائحة المالية مثل دفتر 33 ع .ح ودفتر 123 ت.ع ودفتر 1 مخازن حكومة …… الخ وهى ما يطلق عليها الدفاتر ذات القيمة .. وما يرتكب في هذه الدفاتر من أخطاء تعتبر مخالفات مالية بطبيعتها ولو لم يترتب عليها أضرار مالية وذلك طبقا لنص المادة 11 من قانون الجهاز المركزي للمحاسبات رقم 144 لسنة 1988 والمنشور رقم 2 لسنة 1988 الصادر من الجهاز بشأن تحديد مفهوم المخالفة المالية.
أما دفتر الحضور والانصراف فهو يعد ضمن المطبوعات شأنه في ذلك شأن دفتر 3 مخازن حكومة رغم احتوائه على الأصناف والعهد. ولكن تنبع أهمية هذا الدفتر فقط عند استخدامه في العمل ويصبح دفترا إداريا بمجرد استخدامه . ويجب أن يرقم هذا الدفتر ويختم بخاتم شعار الجمهورية الخاص بالإدارة التعليمية وخاتم التوجيه المالي والإداري إن وجد وذلك إحكاما للرقابة عليه . ويجب أن يحرر محضر بأول صفحة من هذا الدفتر يذكر فيه عدد صفحاته وبداية استخدامه ومرقم من… إلى ….. وأي تصويب بهذه الأرقام إن وجد حتى لا يساء فهمها فيما بعد وأن يتضمن المحضر إقرارا بأن استخدام هذا الدفتر كان بعد انتهاء جميع صفحات الدفتر المنتهى.
ويجب منع التلاعب بكل صوره وأشكاله عند استخدام هذا الدفتر لتحقيق الغرض من إنشائه في معرفة حقوق وواجبات العامل .

والمخالفات التي ترتكب في هذا الدفتر نوعان :-

1-مخالفات إدارية وهى التي لم يترتب عليها أضرارا مالية مثال ذلك :-
أ- تغيب العامل عن عمله يعد مخالفة إدارية تنتهي بتقديم العارضة .
ب- انقطاع العامل بدون عذر أكثر من يومين مخالفة إدارية تنتهي بتحويل المتغيب إلى التحقيق واحتساب الفترة بدون أجر أو خصمها من رصيد أجازاته الاعتيادية بحسب الأحوال طبقا للقرار الصادر من جهات التحقيق
ج- ………. إلى غير ذلك من المخالفات .
2- المخالفات المالية وهى ليست مالية بطبيعتها ولكن بالنتيجة التي ترتبت على المخالفة .مثال ذلك:-
أ- إذا انقطع العامل عن عمله بدون عذر مدة زمنية محددة ولم يتم الإبلاغ عن الواقعة سواء أكان ذلك عمدا أو سهوا. وترتب على عدم الإبلاغ أن حصل العامل على أجر وحوافز هذه الفترة بدون وجه حق بالمخالفة لقاعدة الأجر مقابل العمل فتعتبر مخالفة مالية بالنتيجة .
ب- تضع السلطة المختصة ضوابط للتوقيع حضورا وانصرافا فهناك توقيت للتوقيع حضور بعد انتهائه يتم التصليب بعلامة ( x ) حضورا ثم يفتح دفتر التأخير وهناك توقيت ينتهي فيه حق العامل في التوقيع بدفتر التأخير وبالتالي يعتبر متغيبا عن العمل إذا حضر بعد هذا التوقيت وفى هذه الحالة إذا قام المسئول عن توقيعات العاملين بالتصليب بعلامة (x) حضورا وانصرافا قرين أحد العاملين فهذا معناه أن العامل تغيب عن العمل وبالتالي فان تمكينه من التوقيع بعد ذلك يوقع المسئول في مخالفة مالية بالنتيجة التي ترتبت على تمكينه من التوقيع من حصوله على أجر هذا اليوم رغم تغيبه .
ج- الكشط أو المحو باستخدام المزيل يعد مخالفة مالية.

هنا حمل جميع سجلات المدرسة